Comment faire ?
Deux possibilités s'offrent à vous :
la création d'une fiche salarié individuelle,
la création d'un fichier d'import dès lors que vous avez plus de 10 collaborateurs.
La création d'une fiche "salarié" individuelle
Vous devrez aller dans :
- Mon Compte > Salariés
- puis cliquer sur Ajouter un salarié
Les informations demandées seront :
- un matricule ou une adresse mail (obligatoire pour les formations en distanciel)
- Prénom
- Nom
- Téléphone
- Date de naissance
- Niveau d'études
- Handicap
- Type de contrat
Si vous précisez que ce collaborateur est en CDD ou CDI, et que vous avez indiqué une adresse mail, vous pourrez lui donner des droits utilisateurs à EspaceFormation.
Vous devez ensuite préciser :
- sa fonction
- sa qualification
La création d'un fichier d'import dès lors que vous avez plus de 10 collaborateurs
Vous pouvez ajouter un fichier comprenant l’intégralité de vos salariés non créés sur votre compte espace formation.
Vous devrez aller dans :
- Mon Compte > Salariés
- puis cliquer sur Injecter une liste
Vous devez télécharger la structure du fichier au format CSV (disponible au moment du clique sur injecter une liste) pour y ajouter les informations relatives à vos collaborateurs. Enregistrez et fermez le fichier.
Tous les champs sont obligatoires.
Cliquez sur parcourir pour télécharger votre fichier, puis sur Importer.
En haut à droite, dans un rectangle orange, s'affichera un message indiquant le souci sur l'import de votre fichier (ex: aucune entité ne peut être trouvée avec la valeur "NIVEAU VI" car dans le modèle il faut indiquer "niveau" en minuscule et non MAJUSCULE )
Une fois que le fichier est correct, apparait un rectangle "contrôle avant import impératif" afin d'éviter les doublons et des erreurs.
Aaprès cette vérification vous pouvez de nouveau cliquer sur Importer puis fermer.